Приглашения на неформальные мероприятия могут быть оформлены и на открытках, карточках, даже на тематических предметах. Все зависит от фантазии организаторов. Главное – следить, чтобы полет этой фантазии не победил в споре с правилами делового этикета. Кстати, чаще всего следить за этим приходится именно секретарю… Каким бы неформальным ни было мероприятие, оно в первую очередь деловое, и соберутся на него не друзья, а бизнес-партнеры. Об этом нужно помнить всегда. Заголовок к тексту, или тема письма Заголовок к тексту пишется, как всегда, ответ на вопрос «О чем?» коротко, ёмко и по существу. Если коллеги из другой организации приглашаются на совещание, то и заголовок будет «О совещании», если на пресс-конференцию, то «О пресс-конференции» и так далее. Текст письма-приглашения Текст этого рода писем обычно короток и носит чисто информативный характер.
Приглашение на мероприятие: текст, оформление
Начать можно со слов: «Уважаемый, Иван Петрович! Приглашаем Вас посетить наше торжество по случаю юбилея одиннадцатого июля в восемнадцать часов. Праздник состоится в кафе «Престиж» по адресу: улица Малиновского, дом пять».
Если присутствует дресс-код или планируется маскарад, обязательно оповестите об этом гостей! Можно подойти к этому вопросу нестандартно, особенно если все приглашенные очень близкие и хорошо знакомые люди. Напишите текст приглашения в стихах. Еще лучше, если они будут собственного сочинения.
Дорогой ты мой дружок, Хочешь скушать пирожок? Красную икру и мясо, Выпить за здоровье кваса? В полшестого будь готов, И садись скорей за стол, Этот стол в кафе « Уют», Пир и радость нас там ждут! Такой шуточный текст понравится приглашенным, они обязательно улыбнутся, прочитав содержимое билета. Но внизу лучше указать точный адрес и время, чтобы гости не попали в неловкую ситуацию.
Как написать приглашение на мероприятие?
Инструкция 1 В первую очередь определите причастия в действительном залоге. Сделать это вам помогут суффиксы, при помощи которых причастия образуются от глаголов: -ущ-, -ющ-, -ащ-, -ящ-.
Например, идущий, думающий, лежащий, дымящийся. Для образования причастий прошедшего времени используются суффиксы -вш-, -ш-. Например, думавший, истекший. С причастиями в страдательном залоге так просто разобраться не получится, т.к.
они образуются при помощи суффиксов -ем-, -им- (читаемый, гонимый), -ен(н)-, -н(н)-, -т- (вверенный, отстраненный, запертый).
Не спутайте их с отглагольными прилагательными, т.к. причастие тоже согласуется с существительным, имеет род, число и падеж. Например, «уставшего и измученного, его проводили домой».
Внимание
Рассмотрим отличительные глагольные признаки причастия более подробно. Причастие, как и глагол, бывает совершенного и несовершенного вида (искупавшийся и купающийся).
Как составить текст приглашения на корпоративный праздник?
Будем рады видеть вас! К сотрудничеству Письмо №1 Уважаемый Виктор Александрович, Во время нашей встречи на семинаре «Креативный практикум», который проходил в Москве с 20-25 октября, Вы упомянули, что в рекламный отдел Вашей компании требуются новые кадры. Я знаком с человеком, который идеально подойдет на эту должность.
Инфо
Кроме высокого профессионализма, клиенты Александра ценят его за креативное мышление и творческий подход. Зная направленность Вашей компании, могу предположить, что Александр заинтересует Вас как будущий сотрудник.
Приглашаем правильно, или как подготовить и разослать приглашения
Дорогие коллеги!Мы ценим ответственность, целеустремленность и работоспособность, которыми обладают наши сотрудники, но вместе с тем понимаем, что должная продуктивность невозможна без хорошего отдыха. Поэтому мы решили порадовать наших работников и устроить для них небольшой праздник.
В эту субботу, (число), мы приглашаем Вас на корпоративный пикник, где Вы сможете расслабиться, пообщаться с коллегами и насладиться красотой природы. До места проведения праздника будет организован трансфер.Сбор в (время) около главного входа в офис.
Надеемся, что Вы примете наше приглашение!С уважением,дирекция компании. И, наконец, текст приглашения на корпоративный праздник может быть написан в стихотворной форме.
Письмо-приглашение
В европейских странах иной корпоративный этикет, там не принято обращаться к адресату по имени и отчеству. Согласно нашей корпоративной этике, к приглашенному принято обращаться по имени и отчеству. Второй абзац — информационный. В нем можно указать, в каком качестве приглашается человек на праздничное мероприятие. Третий абзац — заключительный. Здесь указываются время и место проведения мероприятия, отметка о дресс-коде. Составляя текст приглашения, необходимо учесть, какой категории гостей будет оно адресовано: — к коллеге обращаемся с уважением и вниманием; — к клиенту — с обаянием; — к спонсору — с признательностью; — к представителям СМИ — с желанием заинтересовать и оставить яркое впечатление. В приглашении должны быть все необходимые инструкции, с помощью которых люди смогут принять участие в мероприятии.
Пример текста приглашения на праздничный юбилей клуба
Приглашение может быть оформлено в виде плаката в офисе. Яркого, красивого. Можно организовать вручение приглашений при входе в офис. Главное — приглашение символизирует начало праздника для каждого приглашенного. Поэтому оно должно быть красивым и привлекательным. Если планируется серьезное корпоративное мероприятие, рассылка приглашений по факсу или электронной почте исключается сразу.
Она не позволяет передать персональное обращение к получателю и свидетельствует о небрежном отношении отправителя к своим гостям, о стремлении сэкономить. Электронную почту можно использовать для обратной связи, указав адрес электронной почты в RSVP-карточке.
- Дата проведения;
- Короткая характеристика (2-3 слова);
- Длинная характеристика (о чем, для кого, выгоды);
- Спикеры;
- Программа;
- Адрес;
- Схема проезда + виды транспорта;
- Длительность мероприятия;
- Стоимость билетов;
- Условия регистрации;
- Название организатора;
- Контактные данные организаторов.
Название мероприятия;
Блоки выбираются в зависимости от сценария. Например, для реализации сценария №1 нам нужен блок «Спикеры», во втором варианте подойдет «Программа», для третьего нужно взять «Длинная характеристика».
С помощью этого конструктора вы создадите качественное и продающее приглашение на мероприятие. О чем еще нужно помнить, создавая приглашение? Создавая текст для приглашения на мероприятие в голове желательно держать еще несколько моментов.
Приглашение на мероприятие текст пример
Сможет. Не сможет │ │ (подчеркнуть выбранное утверждение) │ │ присутствовать на юбилее компании «Тандор» │ │ Количество человек │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Примерный образец ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ RSVP-карточка (текст 2) │ │ │ │ Просим Вас ответить не позднее 15 июня 2011 г. │ │ │ │ Имя, отчество │ │ │ │ Да, мы будем рады присутствовать на церемонии вручения премии компании │ │ «Лидер» │ │ Количество человек │ │ │ │ Нет, мы не можем присутствовать на церемонии вручения премии компании │ │ «Лидер» │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Примерный образец Приглашения на юбилей компании (тексты) Уважаемый Олег Петрович! Приглашаем Вас на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 5 ноября в 18.00.
Приглашение на мероприятие текст
Список гостей, принявших приглашение, с указанием необходимой организационной поддержки Таблица 4. Список гостей, отклонивших приглашения ПИШЕМ ТЕКСТ ПРИГЛАШЕНИЯ Подробно рассмотрим основные элементы текста приглашения.
Обращение. Не будет лишним заказать в типографии именные приглашения с напечатанными именами приглашаемых (вписывать их в пустое поле – не самый лучший вариант). Обращение к гостю должно быть точным и правильным – ошибки здесь недопустимы.
Существуют общепринятые формулы вежливости и этикета. Например, если приглашенный – иностранец с академической степенью или врач, то обращение к нему на английском языке будет начинаться с Dear Professor или Dear Dr.
Если приглашенный занимает официальный государственный пост, то и обращение должно быть соответствующим: Уважаемый господин Министр или Уважаемый господин Посол.
Приглашение на корпоративное мероприятие текст
С уважением, Михаил Иванович Петров, директор компании «Прогресс» Уважаемый Игорь Петрович! Вот уже двадцать лет Вы работаете в нашей компании и Ваш вклад в общее дело поистине бесценен. Нам приятно пригласить Вас на праздничное мероприятие.
Надеемся, в окружении коллег Вы получите истинное удовольствие от праздника, посвященного юбилею нашей компании. Ждем Вас в ресторане «Траектория» 25 марта в 16.00. Приглашение действительно на двух человек.
С уважением, Михаил Иванович Петров, директор компании «Прогресс» Примерный образец Официальное приглашение (текст) Уважаемый Николай Викторович! Имеем честь пригласить Вас на праздник, посвященный юбилею нашей компании. Торжественное мероприятие состоится в ресторане «Ахтуба» 25 января в 17:00.
Несмотря на кажущуюся формальность, работа с приглашениями - один из ключевых пунктов подготовки любого мероприятия. Именно приглашение является «лицом» виновника торжества и всего предстоящего мероприятия в целом. Как пригласить гостей правильно и что учесть при подготовке идеального приглашения? Об этом мы расскажем в статье.
Получив приглашение, гость решает, участвовать ли ему в мероприятии. Если приглашение получателя заинтересовало или даже заинтриговало, если ему стало любопытно, как программа мероприятия воплотится в жизнь, или если, глядя на приглашение, выполненное профессионально и со вкусом, он задумался о том, какого уровня персоны могут там быть, - значит, организатор мероприятия с этой задачей по подготовке торжества справился успешно!
По ответам на приглашения становится понятно, какое примерное количество гостей стоит ожидать. Это необходимо знать, чтобы составить план рассадки на банкете, заказать угощения и напитки, спланировать размещение в зале на время официальной части, организовать трансферы, забронировать места в отеле и т.д.
Подробно рассмотрим процесс подготовки приглашения, максимально приближенного к идеальному.
СОСТАВЛЯЕМ СПИСОК ГОСТЕЙ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ПРИГЛАШЕНИЙ
Чтобы процесс подготовки приглашений, их рассылки и получения ответов от гостей прошел максимально гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу.
Ответственным за нее желательно назначить человека, свободно ориентирующегося в списке гостей. Идеально, если организатор мероприятия сделает все собственноручно!
КАК СОСТАВИТЬ СПИСОК ПРИГЛАШЕНИЙ
1. Продумать с руководителем список гостей. Несколько раз вернуться к списку, чтобы убедиться, что никого не забыли и что никто из гостей не будет испытывать неудобства из-за чьего-то присутствия.
2. Узнать, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним - по имени-отчеству, к другим - только по имени, а к третьим - уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur… и т.д.).
3. Составить список имен для печати в типографии.
4. Убедиться, что все перечисленные руководителем персоны вам известны и у вас есть их контактные данные.
5. Составить список адресов электронной почты для рассылки электронных приглашений.
6. Определиться, кто из гостей получит приглашение на личную электронную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную.
7. Составить текст сопроводительного письма (для тех приглашений, которые будут отправлены на электронную почту помощников, секретарей или приемных). Пример такого текста:
8. Желательно воспользоваться опцией «Уведомить о получении/прочтении письма», чтобы не беспокоить потенциальных гостей лишними звонками с вопросом, получили ли они приглашение.
9. Составить список почтовых адресов для доставки приглашений в бумажном виде. Заранее распределить, какие из них будут доставлены курьерской службой, а какие лично. В последнем случае необходимо позаботиться о пропусках.
10. Наладить обратную связь с приглашенными, то есть решить, каким образом вы получите от них подтверждение присутствия: станете ожидать ответов от гостей или сами начнете звонить им, чтобы узнать решение. Во втором случае нужно определиться, через какой промежуток времени уместно обзванивать потенциальных гостей. Решить, кто именно будет этим заниматься, так как список может быть немаленький, а ответственность за вежливый, но настойчивый разговор - еще большей.
11. Убедиться, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: почта «работает», телефон включен, на звонки отвечают.
12. Обязательно поинтересоваться у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им дополнительная организационная поддержка: нужно ли обеспечить трансфер или проживание в городе проведения торжества, есть ли особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например), а возможно, и что-то иное.
13. Оперативно вносить изменения в список приглашенных.
Пример работы со списком приглашенных представлен в таблицах 1-4 .
Таблица 1. Список приглашений, сформированный по способу доставки
Таблица 2. Список обращений (имен) для печати в типографии
Примечание:
Порядковые номера соответствуют номерам списка на доставку.
Таблица 3. Список гостей, принявших приглашение, с указанием необходимой организационной поддержки
Таблица 4. Список гостей, отклонивших приглашения
ПИШЕМ ТЕКСТ ПРИГЛАШЕНИЯ
Подробно рассмотрим основные элементы текста приглашения.
■ Обращение. Не будет лишним заказать в типографии именные приглашения с напечатанными именами приглашаемых (вписывать их в пустое поле - не самый лучший вариант).
Обращение к гостю должно быть точным и правильным - ошибки здесь недопустимы. Существуют общепринятые формулы вежливости и этикета. Например, если приглашенный - иностранец с академической степенью или врач, то обращение к нему на английском языке будет начинаться с Dear Professor или Dear Dr . Если приглашенный занимает официальный государственный пост, то и обращение должно быть соответствующим: Уважаемый господин Министр или Уважаемый господин Посол .
Также необходимо обратить внимание на то, что запятая после обращения придает тексту будничный характер или подчеркивает сдержанный деловой тон. Восклицательный же знак указывает на важность или торжественность мероприятия. В случае, когда после обращения стоит запятая, дальнейший текст должен писаться со строчной буквы, после восклицательного знака - с прописной.
Все эти, казалось бы, незначительные детали делают приглашение очень личным и корректным. Приглашенный непременно оценит внимательное и уважительное отношение виновника торжества к своим гостям.
■ Название мероприятия. Приглашение обязательно должно содержать полное официальное название мероприятия (без каких-либо сокращений).
■ Место, дата, время. Дата, время и место проведения мероприятия указываются по правилам, принятым в стране гостя (если приглашение составлено на соответствующем языке). Например, для американского приглашенного эти реквизиты будут выглядеть следующим образом: дата - March 1? 2017; время начала мероприятия - 7 p.m.; адрес - Leningradsky av. 40, Moscow.
■ Программа мероприятия. Помимо непосредственно обращения к гостю, названия мероприятия, места и даты его проведения в приглашении обязательно должна быть обозначена программа мероприятия (основные пункты), желательно с указанием времени начала каждой части. Программа может быть представлена подробно или в виде перечня основных тематических частей.
Подробная программа особенно актуальна для официальных визитов высшего уровня. В этом случае она может быть оформлена в виде отдельной брошюры или карточки (в зависимости от количества запланированных пунктов (Пример).
Оптимальным вариантом представления программы в приглашении может быть следующий:
Обозначение частей программы мероприятия может быть совсем кратким, например: После официальной части состоится прием.
Формат может быть разным - все зависит от специфики мероприятия. Главное - дать гостям представление о том, что их ожидает, чтобы они могли планировать собственное время.
■ Количество приглашенных. В тексте также необходимо указать количество персон, на которых распространяется приглашение.
Количество приглашаемых также можно обозначить и в обращении, например, когда в приглашении указывают обоих супругов: Уважаемые Владимир Петрович и Ольга Сергеевна или Уважаемые г-н и г-жа Короленко, или Господин Посол просит господина Петрова с супругой пожаловать на банкет.
■ Дресс-код. Дресс-код в приглашении указывается на усмотрение организатора. Если есть определенные требования к цвету или стилю одежды гостей, то это прописывается в приглашении. Например, вечернее платье для дам, смокинг для мужчин.
Если мероприятие официально-деловое, в приглашении обычно указывают международное название дресс-кода.
РАСШИФРОВКА ОСНОВНЫХ ДРЕСС-КОДОВ
■ Просьба ответить на приглашение. Если мероприятие предусматривает рассадку гостей, необходимо выяснить точное количество тех, кто сможет присутствовать.
Чтобы акцентировать внимание приглашенной персоны на этом моменте, в приглашении ставят общепринятую аббревиатуру RSVP . В официальных приглашениях RSVP указывают в правом нижнем углу, в менее формальных случаях эти буквы могут стоять в любом месте (как правило, в конце). Иногда просят дать ответ до конкретной даты.
Помимо RSVP встречаются формулировки Просьба ответить только в случае отказа или Просьба подтвердить Ваше участие, которые также вполне официальны и корректны.
■ Контакты организаторов. Важно указать в приглашении несколько вариантов обратной связи (электронную почту и как минимум два номера телефона организаторов).
■ Дополнительная информация. В приглашении также может быть указана другая необходимая информация в зависимости от особенностей организации и проведения конкретного мероприятия (например, если мероприятие проводится в историческом особняке, то может быть запрещено ношение обуви на каблуках-шпильках) .
■ План рассадки на банкете. Если помимо официальной части планируется банкет или званый ужин, для особо масштабных и торжественных мероприятий уместно вложить в приглашение план рассадки гостей с указанием стола и/или места конкретного гостя.
ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ДИЗАЙНОМ И ФОРМАТОМ ПРИГЛАШЕНИЯ
Это та «одежка», по которой приглашение «встречают».
Размер и дизайн приглашения зависят от цели и характера мероприятия.
Приглашения на дипломатические приемы и международные форумы , рассылаемые посольствами и членами правительства, оформляются в строгом деловом стиле на официальных бланках с государственным гербом.
Приглашение на неофициальный прием. Даже если событие не официальное, строгий стиль, как правило, сохраняется.
Приглашение на мероприятие, цель которого - собрать как можно больше гостей , будет ярким и броским.
На личном приглашении , например свадебном, вполне уместны как вензеля и сердечки, так и сдержанный цветочный фон.
При определении формата приглашения можно ориентироваться на размеры стандартных конвертов.
НЕ ЗАБЫВАЕМ О КАЧЕСТВЕ БУМАГИ И ПЕЧАТИ
На качестве приглашений для мероприятий высокого уровня не принято экономить. Бумага должна быть «правильной» плотности и приятной текстуры. Недопустимо, чтобы типографская краска размазывалась или текст плохо читался.
Желательно, чтобы приглашения рассылались в специальных дизайнерских конвертах, по качеству не уступающих самим приглашениям.
Не забывайте, что текст приглашения может быть напечатан не на самом приглашении, а на вкладке к нему. Как правило, на тонкой, почти прозрачной бумаге. Убедитесь, что она, несмотря на кажущуюся хрупкость, все же достаточно устойчива к механическому воздействию.
ДОСТАВЛЯЕМ ПРИГЛАШЕНИЯ
По возможности хотя бы часть приглашений нужно доставить если не лично, то с помощью «своих» людей - охраны, водителей или помощников виновника торжества.
Обычно своими силами доставляют приглашения особо статусным гостям. Например, передавать приглашение высокопоставленному чиновнику через обычного курьера было бы крайне странно.
Кроме того, это позволит лишний раз выразить свое уважение.
Чтобы твердо знать, что приглашения дошли до адресатов, нужно продублировать сообщения, направив их в электронном виде каждому гостю.
КАК ОТВЕЧАТЬ НА ПРИГЛАШЕНИЯ
Ответ на приглашение дается в соответствии с форматом мероприятия и самого приглашения.
В одних случаях вполне приемлем телефонный звонок, в других - достаточно электронного письма, а в третьих можно вообще не торопиться с ответом и дождаться соответствующего вопроса от приглашающей стороны (это могут позволить себе, например, высокопоставленные персоны).
Однако если приглашение содержит аббревиатуру RSVP, то ответ дать просто необходимо, причем в кратчайшие сроки.
В случае официального дипломатического приема принятие приглашения или отказ от участия в мероприятии должны был оформлены письменно в соответствии с деловым протоколом. Например:
М.И. Петров имеет честь подтвердить получение любезного приглашения господина Посла на обед во вторник, 10 марта, в 20:00, которое он с удовольствием принимает.
М.И. Петров в связи с отъездом в отпуск, к сожалению, не сможет принять любезное приглашение господина Посла на обед во вторник, 10 марта с.г.
При подготовке частного личного мероприятия обычно обходятся без бумажной версии приглашений - ограничиваются электронными. В этом случае задача для гостя и вовсе упрощается. Как правило, электронные приглашения предусматривают возможность сообщить организатору мероприятия о своем решении одним кликом - по слову «Принять» или «Отклонить». Ответ автоматически уходит отправителю.
Работа с приглашениями порой оказывается сложнее, чем кажется на первый взгляд. Однако успешно справившись с этой частью подготовки мероприятия, организатор может быть уверен, что существенный пласт задач уже выполнен! Впереди еще много трудов и хлопот, но это уже скорее рутинные организационные моменты. Непростой процесс одновременного взаимодействия с десятками приглашенных гостей уже позади. Остальное - дело техники.
Подробнее об организации и проведении торжественных мероприятий см.: Жемчугова С.А. Церемония награждения: как организовать и провести // Секретарь-референт. 2017. № 1. С. 4-13.
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 12
ПРИГЛАШЕНИЯ на Корпоративный праздник: КАК ОФОРМИТЬ, ЧТО НАПИСАТЬ?
Корпоративный праздник - одна из составляющих корпоративной культуры. Любой праздник начинается с приглашения. Как оформить пригласительный билет? Каким должно быть корпоративное приглашение? Об этом и пойдет речь в нашей статье.
Корпоративные и профессиональные праздники популярны в каждой компании, организации, фирме. Поводом для корпоративного мероприятия могут послужить профессиональный или календарный праздник, юбилей начальника.
Приглашение или пригласительный билет - это средство мотивации к участию в корпоративном празднике, знак внимания и уважения к коллегам, членам коллектива, пропуск на мероприятие, элемент создания праздничного настроения.
Приглашение - визитная карточка праздника, выполняющая две основные задачи:
Вводит гостя в тему праздника;
Предоставляет ему нужную информацию.
Оформляются письма-приглашения либо открыткой с текстом на внутренней стороне, либо это конверт с вкладышем - обычно используют лист неплотной бумаги размером с четверть листа формата А4. По форме такой лист может быть прямоугольным, квадратным, круглым с волнистыми или мелкими зазубренными краями. Существуют сотни различных вариантов оформления приглашений. Прежде всего нужно определиться, каким будет ваше приглашение. Письма-приглашения на корпоративные праздники напрямую зависят от характера и назначения мероприятия. В зависимости от повода, масштаба, места их проведения каждый раз будут новые текст, оформление, способ вручения. Приглашение может быть отправлено адресату в электронном виде или в твердой "открыточной" форме. Выбор зависит от адресатов, их статуса и ожиданий, особенностей использования электронной почты в офисе, задач сохранения интриги и необходимости адресности сообщений.
Словарь кадрового делопроизводства. Письмо-приглашение относится к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию.
Электронное приглашение по размеру шрифта, цветовой гамме, стилю и т. д. должно отличаться от обычной деловой переписки.
Приглашения в конвертах требуют адреса доставки, обозначения имени получателя в письме. Такой формат потребует расходов на сами открытки, на курьерскую доставку и т. д. Соответственно, это должно быть оправдано задачами праздника и аудиторией. Приглашение может быть оформлено в виде плаката в офисе. Яркого, красивого.
Можно организовать вручение приглашений при входе в офис.
Главное - приглашение символизирует начало праздника для каждого приглашенного. Поэтому оно должно быть красивым и привлекательным.
Если планируется серьезное корпоративное мероприятие, рассылка приглашений по факсу или электронной почте исключается сразу. Она не позволяет передать персональное обращение к получателю и свидетельствует о небрежном отношении отправителя к своим гостям, о стремлении сэкономить. Электронную почту можно использовать для обратной связи, указав адрес электронной почты в RSVP-карточке. Вариант с простой почтовой рассылкой подойдет, когда речь идет о многочисленных друзьях и деловых партнерах организации. Уровень почтовой доставки низкий. Письмо может задержаться или вовсе потеряться и не дойти до получателя. Заказные письма с уведомлением - хороший вариант. Однако если это Новый год, Международный женский день, то в предпраздничном ажиотаже письма потребуют большего количества времени на доставку и будут доставлены не ранее чем через неделю.
Когда времени не хватает, можно воспользоваться службой экспресс-доставки или курьерской службой. Курьерскую доставку можно организовать самостоятельно. Важно приложить все усилия, чтобы приглашение было вручено вовремя. Телефон в данном случае пригодится только для обратной связи. Даже если руководитель компании кого-либо пригласил при личном разговоре (разговор между руководителями компании, фирмы и т. д.), этикет требует подтвердить приглашение в письменной форме. Начинать рассылку любых приглашений нужно как минимум за 2 - 3 недели до даты корпоративного праздника.
Открытка и внутренний конверт приглашения должны оформляться в одном стиле и цветовой гамме с пригласительным текстом на вкладыше. На них может содержаться и дополнительная информация, например поздравление, какая-нибудь цитата, логотип компании и т. д. Если работодатель хочет сделать оригинальное приглашение, необходимо обратиться в типографию или агентство и оформить заказ на изготовление приглашений. Наружный конверт дает первое впечатление, поэтому необходимо оформить его в едином стиле с вкладышем (даже если это простой почтовый конверт).
Также оформление и текст приглашения напрямую зависят от того, кому оно предназначено. Приглашенных на праздничное мероприятие можно поделить на несколько категорий:
VIP-гости (учредители, спонсоры, крупные клиенты, представители администрации города, постоянные партнеры). Руководители компании обычно таким гостям приглашения вручают лично. Для этих людей должны быть составлены именные тексты. Пригласительные карточки необходимо вручать заранее, за 3 - 4 недели. Приглашение лично от руководителя компании или его заместителя должны получить все VIP-гости;
Сотрудники компании. Приглашения, адресованные сотрудникам компании, могут быть однотипными, стандартными. В таких приглашениях следует уточнять, кто приглашается на праздничное мероприятие - сам сотрудник, он может взять с собой супругу/супруга, детей. Чтобы никого не забыть, можно передать такие приглашения руководителям подразделений в запрашиваемом им количестве, а они уже распределят их в порядке иерархии;
Бизнес-партнеры (поставщики, компании-партнеры). Приглашения для этой категории составляются стандартные. Пригласительные билеты необходимо вручить за 1 - 2 недели. Когда количество участников мероприятия ограниченно, необходимо со всеми созвониться и уточнить, кто планирует прийти, а кто нет. Важно приложить все усилия, чтобы пригласительные письма каждому приглашенному было вручены непосредственно адресату или доверенному лицу.
Когда вы решили, каким будет ваше приглашение, стоит подумать о содержании приглашения. Любое приглашение представляет собой краткий текст, состоящий из нескольких простых предложений. Весь текст составляет обычно 5 - 7 предложений. Не стоит забывать, что, как и всякий текст, содержание приглашений условно делится на вступление, основную часть и заключение. Следовательно, в любом приглашении должно быть три абзаца. Но прежде, чем начнем составлять текст наших пригласительных билетов, следует напомнить две особенности языка документации, носящих этикетный характер:
Первая - орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимения "Вы" и "Вас" с целью вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу;
Вторая - этикетная, она связана с вопросом: от какого лица должно строится изложение текста в документе - от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица - безличный, от первого лица единственного числа пишутся приказы, заявления, можно написать и приглашения. Но, составляя текст приглашения, лучше строить изложение от первого лица множественного числа - тем самым автор выступает как представитель организации, компании.
Любое приглашение начинается с обращения, первый абзац - вступление. В основном это типовые фразы: "Уважаемый Иван Иванович!", "Дорогая Татьяна Александровна", "Уважаемая госпожа Петрова", "Уважаемый господин Иванов". Избегайте в обращении высокопарных фраз типа "Глубокоуважаемый Семен Иванович!", "Глубокоуважаемая Анна Александровна". Здесь стоит коснуться вопроса уместности употребления восклицательного знака. Многие из нас неоднократно отмечали, что в деловой корреспонденции и в публикуемых в прессе документах все чаще вместо восклицательного знака встречается запятая. При этом сам текст письма, как принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а, как в английском, со строчной:
Уважаемый Александр Петрович,
обращаемся к Вам...
Хочется обратить ваше внимание на то, что не стоит строить текст приглашений таким образом. В европейских странах иной корпоративный этикет, там не принято обращаться к адресату по имени и отчеству. Согласно нашей корпоративной этике, к приглашенному принято обращаться по имени и отчеству.
Второй абзац - информационный. В нем можно указать, в каком качестве приглашается человек на праздничное мероприятие.
Третий абзац - заключительный. Здесь указываются время и место проведения мероприятия, отметка о дресс-коде. Составляя текст приглашения, необходимо учесть, какой категории гостей будет оно адресовано:
К коллеге обращаемся с уважением и вниманием;
К клиенту - с обаянием;
К спонсору - с признательностью;
К представителям СМИ - с желанием заинтересовать и оставить яркое впечатление.
В приглашении должны быть все необходимые инструкции, с помощью которых люди смогут принять участие в мероприятии. Письмо-приглашение должно содержать следующую информацию:
Место проведения праздника;
Время начала/отъезда из заданной точки;
Требования к дресс-коду;
Дополнительные сведения, важные для праздника.
Пригласительный этикет рекомендует вкладывать схему проезда к месту проведения мероприятия с указанием возможных мест парковки. Если над пригласительным комплектом работает опытный дизайнер и стиль мероприятия позволяет, схема проезда может выглядеть не просто как распечатка интернет-карты, а как карта, дополненная интересными деталями. Если участники добираются до места праздника самостоятельно, необходимо как можно подробнее описать возможные маршруты.
RSVP-карточка
RSVP-карточка в переводе с французского языка "просьба ответить". Какая информация должна быть в такой карточке? Как правило, она содержит:
Контактную информацию (телефон или e-mail) и просьбу связаться и подтвердить свой приход;
Оплаченный почтовый бланк или конверт с адресом, который нужно отправить организаторам мероприятия.
Помимо этого RSVP-карточка может содержать предложения выбора того или иного типа меню, место для комментариев, пожеланий и т. п. Размер такой карточки должен быть меньше самого приглашения. Но общий стиль приглашения распространяется и на RSVP-карточки. Карточку можно заменить пометкой RSVP на бланке приглашения с указанием номера телефона, по которому нужно подтвердить принятия приглашения, или отказаться от него. Может быть указан адрес, на который необходимо отправить ответ.
Примерный образец
│ RSVP-карточка (текст 1) │
│ Сможет. Не сможет │
│ (подчеркнуть выбранное утверждение) │
│ присутствовать на юбилее компании "Тандор" │
Примерный образец
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ RSVP-карточка (текст 2) │
│ Имя, отчество _________________________________________________________ │
│ Да, мы будем рады присутствовать на церемонии вручения премии компании │
│ Количество человек ____________________________________________________ │
│ Нет, мы не можем присутствовать на церемонии вручения премии компании │
│ "Лидер" _______________________________________________________________ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Примерный образец
Приглашения на юбилей компании (тексты)
Уважаемый Олег Петрович!
Приглашаем Вас на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 5 ноября в 18.00.
Ждем Вас в ресторане "Олимпия", г. Москва, ул. Тюрина, д. 25.
Приглашение действительно на одного человека.
С уважением,
Игорь Иванович Сухов,
директор компании "Лидер"
Уважаемый Петр Ильич!
Приглашаем Вас с супругой на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 15 августа в 17.00.
Ждем Вас по адресу: г. Москва, ул. Тюрина, д. 25 корп. 3, ресторан "Траектория".
С уважением,
Михаил Иванович Петров,
директор компании "Прогресс"
Уважаемая Татьяна Васильевна!
Мы благодарны Вам за плодотворное сотрудничество между нашими компаниями. Работать с Вами одно удовольствие. Хотим пригласить Вас на торжественное мероприятие, посвященное юбилею нашей компании.
Приглашение действительно на двух человек.
С уважением,
Михаил Иванович Петров,
директор компании "Прогресс"
Уважаемый Игорь Петрович!
Вот уже двадцать лет Вы работаете в нашей компании и Ваш вклад в общее дело поистине бесценен.
Нам приятно пригласить Вас на праздничное мероприятие. Надеемся, в окружении коллег Вы получите истинное удовольствие от праздника, посвященного юбилею нашей компании.
Приглашение действительно на двух человек.
С уважением,
Михаил Иванович Петров,
директор компании "Прогресс"
Примерный образец
Официальное приглашение (текст)
Уважаемый Николай Викторович!
Имеем честь пригласить Вас на праздник, посвященный юбилею нашей компании.
С уважением,
Михаил Иванович Петров,
директор компании "Прогресс"
Примерный образец
Приглашения на мероприятие открытия (тексты)
Наше новое предприятие начнет производство 15 декабря 2011 г, и мы с удовольствием приглашаем Вас принять участие в праздничном мероприятии, посвященном открытию нашего завода.
С уважением,
директор завода "Энергопром"
Иван Иванович Иванов
Уважаемая Елена Александровна!
В 13:00 состоится праздничный обед, после которого последуют церемония открытия и экскурсия по предприятию. Просим Вас подтвердить свой приезд, сообщив нам время прибытия.
С уважением,
директор завода "Энергопром"
Иван Иванович Иванов
Библиографический список
1. Культура русской речи: Учеб. для вузов / Под ред. проф. Л. К. Граудиной и проф. Е. Н. Ширяева. М.: НОРМА-ИНФРА М, 1999.
2. Колтунова М. В. Язык и деловое общение. М., 2000.
3. Формановская Н. И. Речевой этикет и культура общения. М., 1989.
Ю. Овчиева
Ведущий программист
ЦНИТ Государственного
университета управления
Подписано в печать
Деловым письмом-приглашением не обязательно должно быть приглашение к сотрудничеству. Таким же деловым может стать предложение посетить выставку, семинар или даже концерт, например, благотворительный. Независимо от того, куда именно приглашается адресат данного сообщения, следует придерживаться определенных правил его написания.
Письмо-приглашение: как его написать?
- ФИО адресата
- даты и места проведения мероприятия
- ФИО пригласившего лица
Также в письме допускается указать необходимость известить о согласии посетить мероприятие. Отметим, что отказ от такого приглашения желательно сделать в аналогичной письменной форме.
На нашем сайте можно скачать образец официального приглашения на мероприятие (концерт):
Скачать образец документа
Как оформить письмо-приглашение?
Наилучший вариант – использовать официальный бланк, на котором указаны реквизиты лица или компании, направляющей письмо. Вместе с тем, приглашение вполне может быть напечатано и в цветном исполнении, с добавлением декоративных элементов, что позволит повысить его привлекательность.
Скачать образец документа
Образец приглашения на конференцию
Скачать образец документа
Образец письма-приглашения на выставку
Скачать образец документа
Образец письма-приглашения на работу
Скачать образец документа
Часто задаваемые вопросы
Когда нужно отправлять письменное приглашение делового характера?
Главное, чтобы адресат получил письмо заранее, т.е. имел в запасе несколько дней на принятие решения и отправку письменного ответа. В ряде случаев, например, при проведении масштабных мероприятий, такое письмо присылается за несколько недель до даты их проведения.
Существует ли универсальный шаблон письма-приглашения?
В качестве такого можно использовать следующий образец:
Инструкция
Выберите оптимальное обращение. Оно должно соответствовать образу адресата и уровню вашего с ним общения. В настоящее время в русском используются обращения « » ( г-н), «госпожа» (г-жа), « ». Официальная формулировка: «Уважаемый г-н …» всегда сопровождает фамилию. Можете обратиться по имени и отчеству, тогда форма «господин» опускается. Например: «Уважаемый Петр Семенович».
Сформулируйте основную фразу (или ) официального приглашения. Здесь вы должны указать, кто приглашает, зачем и куда. Формулировка должна быть строгой, литературной, грамматически и орфографически правильной. Обычно формулируются сложные предложения с причастными оборотами, используется полное и официальное наименование учреждения и организаторов. Например: «Сибирский государственный индустриальный университет приглашает…». В приглашении используют речевые клише:
Приглашаем Вас (вас) на/принять участие в…
Имеем честь пригласить Вас…
Направляем Вам приглашение на …
Разрешите/позвольте пригласить Вас на…
С удовольствием приглашаем вас … .
Укажите далее, какое мероприятие планируется, с какой целью или чему посвящено. Например: «…принять участие в презентации результатов разработки генерального плана реконструкции…», «...на банкет/торжество по случаю…», «…на торжества, посвященные…». Укажите, где, когда и в какое время будет проходить мероприятие. Эта информация также может даваться в отдельном предложении, если предыдущее оказалось очень большим.
Напишите, если требуется, где получаются или приобретаются пригласительные билеты. А также, если это важно, поместите просьбу подтвердить принятие приглашения или участие. Используйте фразу «Просим подтвердить ваше согласие/участие/ваш приезд…» и укажите каким способом приглашенному это лучше сделать – письмом, по факсу или по телефону. Закончите приглашение стандартной формулировкой «С уважением, …», укажите фамилию, имя и, возможно, должность.
Видео по теме
Источники:
- приглашение официальное
Приглашение – это визитная карточка любого торжества. Необходимо заранее позаботиться обо всех деталях этой маленькой открытки, ведь именно приглашение производит первое впечатление о будущем празднике.
Инструкция
Важно помнить, что приглашение должно соответствовать тематике , его необходимо оформлять в соответствии со всеми правилами этикета. Существует несколько полезных советов по оформлению приглашения:
В тексте приглашения должно сообщаться название мероприятия ( , день , и т.д.);
Обязательно полностью указывается имя гостя и на скольких человек действительно приглашение. В этом случае необходимо учитывать, например, семейные пары, которые могут прийти на торжество с детьми;
Дата, время, место проведения праздника обязательно указываются в приглашении. Если это приглашение , то указывается как место торжественной регистрации брака, так и место проведения праздничного банкета.
Приглашения рассылаются заранее, за одну-две недели до мероприятия. Приглашения на свадьбу рекомендуется отправлять за месяц до даты торжества. Количество пригласительных билетов нужно приобрести с небольшим запасом. Вдруг вы кого-то не учли в списке приглашенных или просто ошиблись при написании адресатов.
Что касается оформления приглашения, то здесь выбор в настоящее время очень огромен. Это могут быть эксклюзивные открытки ручной работы или готовые печатные издания. Первый вариант более дорогой. Здесь вы можете сами разработать дизайн будущего приглашения, а мастер уже изготовит их с учетом ваших пожеланий. Можно сделать приглашения и самостоятельно. Для этого вам понадобится только ваше творчество и фантазия. К созданию приглашений на детский праздник можно подключить ваших малышей. Ведь им будет так приятно вручать приглашения на день рождения, своими руками, друзьям и родным.
Видео по теме
Источники:
- как оформить приглашение на день рождения
В преддверии праздника у виновника торжества появляется много хлопот. Нужно и наряд приготовить, и меню продумать, и что самое главное, позвать гостей. Последнее можно сделать несколькими способами.
Инструкция
Можно позвать гостей на самым простым способом, не прибегая ни к каким хитростям. Просто обзвоните всех, кого хотите видеть и пригласите на праздник. Обязательно укажите, где и когда он будет проходить. Нужно , что личный звонок всегда предпочтительней, чем СМС-сообщение. Звонок вызывает у будущего гостя больше доверия, он чувствует ваш индивидуальный подход и заботу. К тому же, сотовая связь работает не идеально, и человек может просто не получить вашего сообщения.
Второй вариант более хлопотный, но зато довольно изысканный и красивый. Вы можете купить специальные пригласительные открытки и вручить их каждому гостю в руки. Можно не покупать пригласительные, а сделать их самостоятельно, если есть время и желание. Способ этот неудобен тем, что с каждым придется встретиться лично, а это порой сложно осуществить.
Активные пользователи социальных сетей могут пригласить на праздник, создав от своего соответствующую встречу на сайте ВКонтакте. В этом случае будьте готовы к тому, что о вашем могут легко узнать те, кого вы не планировали приглашать. Если это вас не смущает - действуйте. Этот способ удобен тем, что можно позвать на свой праздник большое количество людей, проследить, кто из них точно придет и обсудить подробности встречи.
Следующий вариант подойдет тем, кто не просто активно пользуется интернетом, но еще и имеет творческий потенциал и любое устройство, снимающее . Видеоприглашения сейчас входят в моду. Вы можете снять короткие ролик, в котором расскажете о грядущем событии, красиво и творчески его проанонсируете. Отснятое видео оправляется будущим гостям любым удобным способом: на электронную почту, в любую социальную сеть, через ICQ и т.д. Создавая приглашение в интернете, помните, что не каждый ваш друг имеет возможность регулярно выходить в сеть, поэтому всегда нужно перестраховаться и сделать звонок.
Видео по теме
Источники:
- Приглашение на поминальный обед в 2019
Правила делового этикета - это интересная и многогранная наука, которую стоит освоить каждому, кто так или иначе связан в рабочем процессе с общением с людьми, и в особенности - с иностранными партнерами. Нередко помимо обычных деловых писем людям приходится отправлять своим партнерам и сотрудникам письма-приглашения, и в этих письмах вы должны соблюсти основной этикет, чтобы показать свое уважение к собеседнику.
Инструкция
То, как именно вы сформулируете свое приглашение в письме, зависит во многом от ваших взаимоотношений с деловым партнером. Это повлияет на то, напишете вы письмо в неформальном стиле или соблюдете делового общения. В любом случае, письмо стоит начать с вежливого приветствия: Would you like to… или Please.
Сделать приглашение убедительным вам помогут знаки препинания – усильте одно восклицательным знаком. Если вы чувствуете, что можете общаться с неформально, вы можете сделать письмо более эмоциональным – написать о своих чувствах, которые вы испытаете, если человек придет , на которое вы его приглашаете.
Кроме того, вы можете сформулировать приглашение в виде намека – например, сказать, что вы надеетесь увидеть его на мероприятии, спросить, не собирается ли человек прийти к вам и как он относится к перспективе побывать на том или ином событии. В приглашении дайте будущему гостю понять, что ему будет интересно на мероприятии, заинтересуйте и заинтригуйте его.
Всегда соблюдайте структуру письма – в приглашении должно быть приветствие, затем в нем должна быть основная часть, в которой вы подробно опишете, что именно ждет партнера на мероприятии, а затем грамотно оформите заключение («С уважением...»).
Если же вам пришлют официальное приглашение на какое-то мероприятие, ответьте вежливо – невзирая на то, идете вы на мероприятие, или нет. В любом случае, поблагодарите собеседника за приглашение и выразите согласие и готовность посетить событие.
Если же вы не идете на мероприятие, извинитесь и выскажите сожаления по поводу своего отсутствия. Приглашающая сторона должна понять, что вы с удовольствием бы посетили событие, на которое вас позвали, но не имеете на данный момент такой возможности. Всегда пишите ответное письмо на приглашение – это является правилом хорошего тона и соблюдением делового этикета.
Приглашение на праздник еще за несколько дней до события должно создать соответствующее настроение. Подготовить друзей и близких к вечеринке или знаменательной дате можно с помощью необычного дизайна приглашений, созданных лично вами.
Инструкция
Подготовьте «классическое» приглашение. Сделайте его в форме маленькой прямоугольной открытки или визитки. Их величина будет зависеть от количества текста, набранного шрифтом не меньше 12.
Выберите бумагу. Чтобы приглашение не истрепалось, возьмите плотный материал (не тоньше бумаги для пастели). Затем определите цвет шрифта. Вместе с тоном бумаги он должен составлять контраст, который легко воспринимается глазом. Обычно это светлый фон и темный шрифт. Например, черные буквы на светло-зеленом фоне.
Если вы делаете много приглашений, наберите их текст в текстовом редакторе на компьютере. Выставьте кегль не меньше 12 и выберите начертание букв. Попробуйте разные варианты, но не перегружайте надпись лишними визуальными эффектами – используйте не больше двух типов начертания.
Распечатайте приглашения на подготовленной бумаге, разрежьте их. Украсьте каждый экземпляр. В качестве декора можно использовать рисунок или узор. При наличии таланта или хотя бы начальных навыков сделайте рисунок от руки. Предварительно разработайте эскиз. Для ускорения процесса его можно перевести с помощью копирки, а затем вручную раскрасить. Кроме того, можно украсить приглашение с помощью штампов. Сделайте их самостоятельно из ластика. Нарисуйте на нем контуры , а пространство вокруг срежьте канцелярским ножом. Окунайте штамп в краску и оставляйте отпечатки на каждом приглашении. Готовые штампы со всевозможными узорами можно купить в магазинах товаров для рукоделия.
Довольно стандартное приглашение можно сделать нетривиальным с помощью необычного рисунка. Например, вместо первой буквы текста нарисуйте от руки буквицу, скопировав ее из старой книжки со сказками. Вместо картинки на «обложке» поставьте цветную кляксу и дорисуйте ей руки, ноги, глаза, чтобы оживить. Выложите узор наклеенными бисеринками, соломкой, шерстяными нитками.
Для неформальных праздников, на которых соберутся близкие друзья, подготовьте тематические приглашения. Например, ко дню разошлите маленькие подарочные коробочки, внутрь положите конфету и записку со временем начала праздника. В новый год к запискам можно прикрепить за нитку покрашенные акрилом шишки. На вечеринку в честь восьмого пригласите с помощью цветков оригами.
Видео по теме
Без деловых приглашений в бизнесе не обойтись. Взаимодействие с конкурентами, партнерами, потенциальными клиентами – неотъемлемая составляющая успеха и процветания компании. Существуют определенные правила, которыми нужно руководствоваться, приглашая деловых партнеров на какое-либо мероприятие.
Вам понадобится
- - компьютер;
- - фирменный бланк.
Инструкция
Оформите деловое приглашение на фирменном бланке компании. Как правило, на них указываются контактные лица, адрес, телефон, электронная почта и логотип организации-отправителя. Получатель, взяв ваше письмо в руки, должен сразу определить, от кого оно поступило.
Укажите в правом верхнем углу приглашения должность получателя. Чтобы ваше приглашение не было отправлено в корзину, обращайтесь к адресату по имени. Не стоит в шапке писать «Уважаемый директор компании «ООО». Такая безликость свидетельствует о неуважении и недостаточном внимании к получателю с вашей стороны.
Составляя текст, старайтесь не отклоняться от темы. Он должен содержать ясную и четкую информацию о предстоящем мероприятии. Вы можете указать уникальность предстоящего события и его значимость для получателя.
Старайтесь быть искренним при составлении приглашения. Напыщенные и высокопарные тексты не вызывают никаких приятных эмоций со стороны адресата. Если вы знаете этого человека лично, то составьте такой текст, который будет интересен именно ему. Индивидуальный подход к каждому партнеру позволит вам более успешно вести свои дела. Если такой возможности нет, то составьте универсальное, эмоционально-неокрашенное письмо.